Mỗi lần nhận một dự án thiết kế booth sự kiện, điều đầu tiên đội ngũ bên mình hỏi khách không phải là màu sắc hay phong cách, mà là booth này cần làm được điều gì. Sau nhiều năm thi công tại TP.HCM, chúng tôi nhận ra phần lớn booth kém hiệu quả không thiếu ngân sách. Chúng thiếu một mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu. Có đơn vị muốn thu thập số điện thoại của khách tham quan. Có đơn vị cần giới thiệu một sản phẩm mới. Cũng có đơn vị chỉ mong khách dừng lại chụp vài tấm hình. Mỗi mục tiêu kéo theo một cách bố trí khác nhau, và khi trộn lẫn, booth sẽ không làm tốt việc nào.
Bắt đầu từ mục tiêu, rồi mới đến màu sắc
Nhiều khách hàng tìm đến chúng tôi đã có sẵn hình dung về bảng màu. Chúng tôi hiểu điều đó và cũng thường nghĩ đến màu sắc rất sớm. Tuy vậy, trước khi bàn đến chúng, chúng tôi thường đề nghị khách viết mục tiêu thành một câu ngắn gọn. Ví dụ: “Booth này giúp khách đăng ký dùng thử trong ba phút đầu tiên.” Câu đó sẽ trở thành thước đo cho mọi quyết định sau này, từ vị trí quầy tiếp tân đến kích thước màn hình hay cách đặt tờ rơi.
Ngoài mục tiêu, chúng tôi luôn hỏi thêm về đối tượng tham dự, thời lượng sự kiện và số nhân sự đứng quầy mỗi ca. Một triển lãm kéo dài ba ngày với khách B2B cần một góc trao đổi riêng tư, yên tĩnh. Một hội chợ bán lẻ cuối tuần lại cần luồng người di chuyển nhanh và sản phẩm nhìn thấy được từ xa. Cùng gọi là booth, nhưng hai bài toán này có hai lời giải khác hẳn.
Bố cục không gian: người đi ngang phải hiểu ngay
Một booth tốt cho phép người đi qua biết bạn là ai chỉ trong vài giây. Cách kiểm tra đơn giản nhất là đứng cách booth khoảng mười mét rồi tự hỏi có đọc được tên thương hiệu không. Nếu không, vấn đề gần như chắc chắn nằm ở mặt chính. Chữ quá nhỏ, thông điệp quá dài hoặc logo bị che bởi chi tiết trang trí thừa.
Mặt chính nên có tên thương hiệu và một thông điệp ngắn, cỡ chữ đủ lớn để đọc từ xa. Lối vào cũng cần cân nhắc kỹ. Có lần chúng tôi gặp một quầy đặt bàn tiếp tân sát cửa ra vào. Khách đứng bên ngoài ngần ngại bước vào vì sợ bị mời chào quá nhiệt tình. Chúng tôi đề nghị lùi quầy vào sâu khoảng một mét và chừa một khoảng đệm trước cửa. Lượng khách ghé lại tăng rõ rệt ngay ngày đầu, dù bản vẽ gần như không đổi.
Chia khu giúp booth dễ sử dụng hơn. Thông thường, chúng tôi tách không gian thành ba vùng: khu trưng bày để nhìn, khu trải nghiệm để chạm và khu trao đổi để trò chuyện. Nhờ vậy khách tự biết nên làm gì tiếp theo mà không cần nhân viên giải thích từng bước. Lối đi giữa các khu nên đủ rộng để hai người đi song song, tránh cảnh chen lấn lúc đông nhất.
Chiều cao là yếu tố hay bị bỏ qua. Phần cao nhất, như backdrop hay biển treo, có nhiệm vụ thu hút ánh nhìn từ xa. Phần ngang tầm mắt mới là nơi truyền tải nội dung chi tiết. Nếu đang phân vân chọn kiểu backdrop, bạn có thể xem qua các mẫu thiết kế tại VDesign để hình dung rõ hơn về tỉ lệ và cách đặt. Nên xem vài mẫu thực tế trước khi chốt, để tránh những phương án đẹp trên bản vẽ nhưng khó triển khai ngoài hiện trường.
Ánh sáng quyết định booth có nổi bật hay không
Hội trường triển lãm thường đông người và ánh sáng chung khá đồng đều. Nếu booth chỉ dựa vào đèn chung, nó sẽ dễ hòa vào nền. Cách hiệu quả hơn là chiếu đèn điểm vào logo và sản phẩm chính, tạo khác biệt rõ ràng so với các gian hàng xung quanh. Đôi khi chỉ một vệt sáng đặt đúng chỗ là đủ để khách quay đầu lại.
Chữ nổi hoặc hộp đèn LED hắt sáng là lựa chọn đáng cân nhắc. Ánh sáng từ bên trong tạo vùng sáng dịu, dễ nhận diện kể cả khi hội trường đã tối đi. Chúng tôi thường khuyên khách kiểm tra độ sáng ngay tại xưởng, trong điều kiện gần giống nơi sự kiện diễn ra. Ánh sáng xưởng và ánh sáng hội trường có thể khác nhau khá nhiều. Một bảng hiệu rực rỡ trong xưởng đôi khi lại nhạt nhòa khi đặt giữa sảnh lớn.
Chọn vật liệu: đẹp nhưng phải dễ vận chuyển
Vật liệu luôn là bài toán cân bằng giữa vẻ ngoài và khả năng di chuyển. Alu, mica, gỗ công nghiệp và vải căng đều được dùng phổ biến. Alu nhẹ và bền, hợp làm khung và biển. Mica cho bề mặt bóng, sáng và khá trong. Vải căng dễ thay nội dung giữa các đợt, rất tiện cho đơn vị tổ chức nhiều hội chợ trong năm.
Điều chúng tôi chú ý nhất là cấu kiện phải tháo lắp nhanh. Thời gian dựng booth thường rất gấp, chỉ một chi tiết khó lắp cũng có thể khiến cả nhóm trễ giờ mở cửa. Với booth lớn, chúng tôi hay thiết kế theo module để mỗi phần hai người có thể khiêng, thay vì chờ cẩu hay nhiều nhân lực. Khi chọn vật liệu theo ngân sách, bạn cũng nên lưu ý nguồn điện và dây dẫn cho đèn, màn hình, vì đây là phần dễ phát sinh rủi ro trong suốt thời gian sự kiện. Vật liệu đắt tiền không phải lúc nào cũng cho hiệu quả cao hơn. Quan trọng là chọn đúng vật liệu cho đúng việc.
Những sai lầm chúng tôi gặp lại nhiều lần
Sau nhiều sự kiện, chúng tôi nhận thấy một số lỗi cứ lặp đi lặp lại. Phổ biến nhất là nhồi quá nhiều thông tin lên một mặt booth. Khách chỉ có vài giây để lướt qua, và khi thấy khối chữ dày đặc, họ thường bỏ qua luôn. Một thông điệp rõ ràng, một hình ảnh mạnh và một lời kêu gọi hành động là đủ.
Lỗi thứ hai là bỏ quên ánh sáng, khiến booth mờ nhạt dù bản vẽ đẹp. Lỗi thứ ba là chọn thiết kế khó lắp, kéo việc dựng booth đến phút chót. Ngoài ra, không ít đơn vị bỏ qua việc kiểm tra điều kiện sàn, nguồn điện và quy định riêng của ban tổ chức, rồi phát hiện vấn đề ngay trước giờ khai mạc. Một kệ quá nặng so với tải trọng sàn, hay một ổ điện thiếu công suất, có thể làm hỏng cả kế hoạch.
Cách phòng tránh tốt nhất là lắp thử cấu kiện tại xưởng trước khi vận chuyển và đọc kỹ quy định sự kiện ngay từ đầu. Nếu bạn đang chuẩn bị một sự kiện sắp tới và muốn trao đổi phương án, hãy gửi thông tin về [email protected]. Với những bài toán ngoài booth, chẳng hạn quản lý dữ liệu khách tham dự sau sự kiện, bạn có thể tham khảo thêm giải pháp hỗ trợ kỹ thuật tại it.die.vn. Mỗi sự kiện là một bài học mới, và kinh nghiệm thực tế luôn là thứ đáng tin nhất để bạn rút ra cho lần triển khai tiếp theo.
