Mỗi mùa triển lãm, chúng tôi lại gặp những chủ thương hiệu có chung một nỗi lo: ngân sách booth thì eo hẹp, nhưng vẫn muốn gian hàng đủ nổi để khách dừng chân. Nhiều người nghĩ rằng muốn tiết kiệm chi phí booth thì phải chấp nhận một gian hàng đơn điệu. Thực tế, đội ngũ VDesign đã thi công cho nhiều doanh nghiệp SME tại TP.HCM và nhận ra điều ngược lại. Chi phí không nằm ở việc làm nhiều, mà nằm ở việc làm đúng chỗ. Bài viết này chia sẻ những cách chúng tôi vẫn áp dụng hằng ngày để giữ ngân sách hợp lý mà gian hàng vẫn thu hút ánh nhìn.
Tái sử dụng module để giảm chi phí booth qua nhiều sự kiện
Cách hiệu quả nhất để tiết kiệm chi phí booth là thiết kế theo module ngay từ đầu. Thay vì đóng một gian hàng chỉ dùng cho một buổi, bạn chia booth thành các khối có thể tháo lắp, vận chuyển gọn và ghép lại theo nhiều bố cục khác nhau. Một bộ khung cơ bản có thể biến hóa thành quầy tiếp tân, khu trưng bày hay khu chụp ảnh chỉ bằng cách thay mặt đồ họa và sắp xếp lại các khối.
Lợi ích lớn nhất nằm ở phần đầu tư ban đầu. Khung sắt, cấu kiện gỗ hay phụ kiện chịu lực là những thứ tốn kém nhất, và bạn chỉ phải chi cho chúng một lần. Ở các sự kiện sau, bạn chủ yếu chỉ cần in lại mặt đồ họa, thay một vài chi tiết nhấn và điều chỉnh nội dung. Tuy vậy, module chỉ thực sự tiết kiệm khi kích thước được tính từ đầu. Chúng tôi thường hỏi khách về kích thước xe vận chuyển, diện tích kho lưu trữ và số lần dự kiến sử dụng, rồi mới chốt kích thước từng khối. Nếu bỏ qua bước này, bạn có thể phải làm lại vì một khối không lọt cửa xe tải.
Chọn vật liệu theo vị trí, không chọn theo cảm tính
Nhiều người có xu hướng dùng vật liệu đắt tiền cho toàn bộ gian hàng, trong khi phần lớn khách chỉ thực sự nhìn kỹ ở một vài vị trí. Vì vậy, chúng tôi khuyên khách phân loại từng hạng mục theo mức độ tiếp xúc với khách hàng và mức độ ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu. Phần nào nằm trong tầm mắt đầu tiên thì nên đầu tư, phần nào chỉ đóng vai trò nền thì có thể tiết kiệm.
Logo, quầy giao dịch và mặt đồ họa lớn là những phần cần làm tốt nhất. Ngược lại, khung phía sau hay tấm che hai bên có thể dùng vật liệu đơn giản hơn mà vẫn đảm bảo độ chắc chắn. Mặt đồ họa bằng vải căng hoặc bạt in cũng là lựa chọn kinh tế, vì chi phí thấp và có thể thay nội dung cho từng chiến dịch mà không phải làm lại cả khung. Đôi khi, chỉ cần vài chi tiết mica hoặc chữ nổi đặt đúng chỗ là đủ tạo khác biệt. Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn cách dùng mica sao cho đúng chỗ và đúng ngân sách, gia công mica là chủ đề chúng tôi đã trình bày khá chi tiết.
Một điều chúng tôi thường nhắc khách là đừng bỏ qua tính năng sử dụng khi chọn vật liệu. Booth đặt ngoài trời cần vật liệu chịu thời tiết, còn booth trong hội trường máy lạnh thì không cần khắt khe đến vậy. Chọn đúng vật liệu cho đúng môi trường thường tiết kiệm hơn nhiều so với việc mua loại tốt nhất rồi để nó bị hư hại sớm.
Dồn ngân sách vào một điểm nhấn duy nhất
Một gian hàng nhỏ vẫn có thể nổi bật, miễn là nó có một điểm nhấn rõ ràng. Điểm nhấn có thể là một logo lớn có đèn LED, một backdrop màu mạnh, một mô hình sản phẩm hay một khu chụp ảnh nhỏ để khách check-in. Điều quan trọng là chỉ chọn một điểm, không phải năm điểm.
Chúng tôi từng làm việc với một thương hiệu thực phẩm có gian hàng khoảng ba mét vuông. Ban đầu họ muốn đầu tư đều cho bảng hiệu, kệ sản phẩm, đèn trang trí và thảm sàn. Sau khi phân tích, đội ngũ thiết kế đề xuất gom gần như toàn bộ ngân sách vào một backdrop lớn có chữ nổi và ánh sáng hắt từ phía trên, còn kệ trưng bày dùng vật liệu đơn giản. Kết quả là khách đứng từ xa đã nhận ra gian hàng, và lượng người dừng lại tăng rõ rệt so với các năm trước.
Nguyên tắc ở đây là ít nhưng rõ. Khi gian hàng có quá nhiều chi tiết cạnh tranh nhau, khách không biết nhìn vào đâu trước, và chi phí thì cứ thế đội lên. Bạn có thể tham khảo cách bố trí các khu chức năng trong bài thiết kế booth sự kiện để biết cách sắp xếp điểm nhấn sao cho tự nhiên và hợp lý.
Lập kế hoạch thời gian để tránh chi phí phát sinh
Có một điều nhiều người không ngờ: nguyên nhân khiến chi phí booth tăng vọt thường không phải là vật liệu, mà là thời gian gấp. Khi bạn chốt thiết kế quá muộn, đơn vị thi công phải làm ngoài giờ, vận chuyển gấp và xử lý các lỗi phát sinh ngay tại chỗ. Mỗi khoản này đều có giá của nó, và cộng lại thường không nhỏ.
Đội ngũ của chúng tôi thường đề xuất khách làm theo một lịch trình cơ bản. Đầu tiên là chốt mục tiêu và ngân sách, vì nếu không xác định được hai thứ này, mọi phương án sau đều dễ bị lệch. Tiếp theo là duyệt thiết kế đủ sớm để có thời gian sản xuất bình thường. Sau khi sản xuất xong, chúng tôi thường lắp thử tại xưởng để phát hiện lỗi kết nối, lệch kích thước hay khó tháo lắp, rồi mới đưa đi sự kiện. Cuối cùng là thống nhất giờ dựng và giờ tháo với ban tổ chức, và cử một người phụ trách tại chỗ để xử lý những phát sinh nhỏ.
Bạn cũng nên yêu cầu báo giá chi tiết theo từng hạng mục, thay vì chỉ nhận một con số tổng. Khi nhìn được bảng chi tiết, bạn sẽ biết khoản nào có thể điều chỉnh, khoản nào nên giữ nguyên. Nguyên tắc tính giá của các hạng mục biển hiệu và booth khá tương đồng nhau, và bài viết về các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí làm bảng hiệu tại TP.HCM sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn cách đơn vị thi công tính toán.
Kết luận
Tiết kiệm chi phí booth không có nghĩa là cắt bớt mọi thứ. Đó là việc đầu tư đúng chỗ: thiết kế module để dùng được nhiều lần, chọn vật liệu theo vị trí, dồn điểm nhấn vào một yếu tố rõ ràng và lên kế hoạch đủ sớm để tránh phát sinh. Khi làm đúng những điều này, gian hàng của bạn vẫn có thể nổi bật mà không làm ngân sách vượt kiểm soát.
Nếu bạn đang chuẩn bị cho một sự kiện sắp tới và muốn có phương án phù hợp với ngân sách, hãy liên hệ [email protected] để đội ngũ chúng tôi trao đổi cụ thể. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các giải pháp máy móc và sản xuất công nghiệp nếu gian hàng của bạn cần thiết bị trình diễn kỹ thuật đi kèm.
